Gentile imprenditore, gentile imprenditrice,
il D.lgs n. 24/2023 (che ha dato attuazione alla direttiva Ue n. 137/2019), ha introdotto in via generalizzata nel nostro ordinamento giuridico l’istituto del Whistleblowing. Con tale termine si intende la rivelazione, da parte di un soggetto, di un illecito commesso all’interno di un ente, del quale lo stesso abbia avuto conoscenza nell’esercizio delle sue funzioni. Oggi, a seguito della direttiva europea sopra citata, questo istituto diventa parte essenziale delle organizzazioni aziendali ed impone una serie di adempimenti di particolare rilievo.
Ambito oggettivo di applicazione della misura
La protezione prevista dalla legge si applica alle persone che, poste all’interno di una tale organizzazione, azienda o ente, segnalano violazioni capaci di ledere l’interesse o l’integrità aziendale. Le disposizioni del decreto non si applicano quindi alle rivendicazioni o richieste legate ad un interesse personale della persona segnalante (e che attengono al proprio rapporto individuale di lavoro), ma devono invece avere un carattere più ampio.
La protezione prevista dalla normativa è particolarmente ampia poiché si estende, non solo al soggetto segnalante, ma anche ai così detti facilitatori, ossia i soggetti preposti ad assistere il segnalante nel processo di segnalazione e, tra gli altri, i colleghi che operano abitualmente nello stesso contesto lavorativo. Le tutele inoltre sono assicurate, non solo nel corso del rapporto di lavoro, ma prima del suo inizio, se le violazioni sono conosciute durante il processo di selezione, e dopo la sua cessazione.
Ambito soggettivo di applicazione della misura
Il D.lgs n. 24/2023 ha ampliato l’ambito di applicazione dell’istituto del whistleblowing, estendendone il campo di azione a tutte le Società che:
- hanno impiegato nell’ultimo anno una media di almeno n. 50 lavoratori subordinati;
- a prescindere dal numero dei dipendenti, operano in settori regolamentati a livello europeo;
- a prescindere dal numero dei dipendenti, rientrano nel campo di applicazione del D.lgs n. 231/2001 (decreto sulla responsabilità amministrativa delle aziende) e adottano uno dei modelli di organizzazione e gestione dell’azienda ivi previsti.
Che cosa devono fare le aziende interessate
Per garantire l’auspicato livello di protezione dei soggetti interessarti, le aziende dovranno mettere in atto una serie di adempimenti diretti a rendere effettiva la tutela.
In particolare, dovranno attivare canali di segnalazione interna che garantiscano, anche tramite strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta, del contenuto, dei documenti e delle persone comunque menzionate nella segnalazione.
La gestione del canale di segnalazione potrà essere affidata ad una funzione interna autonoma, il cui personale dovrà essere specificamente formato, oppure ad un soggetto esterno.
Poiché le segnalazioni potranno essere effettuate con la massima libertà di forma, scritta e orale, i canali di segnalazione dovranno garantire la prova della corretta ricezione della segnalazione (attraverso linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale, modalità informatiche o incontri diretti) e della rigorosa tempistica di risposta, in quanto è previsto l’obbligo di rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro n. 7 giorno ed un riscontro alla segnalazione entro n. 30 giorni.
Tutte le informazioni e le modalità per poter effettuare le segnalazioni dovranno essere facilmente visibili nel luogo di lavoro o in una sezione dedicata del sito internet del datore di lavoro, se esistente.
Sarà possibile effettuare una segnalazione anche usando un canale esterno istituito dall’Anac (Autorità nazionale anticorruzione), con le stesse garanzie di riservatezza e protezione sopra elencate (laddove il segnalante non possa ricorrere al canale interno, perché non attivo o non conforme alle caratteristiche sopra descritte, o qualora abbia fondati motivi di ritenere che, in caso di segnalazione, il sistema interno porterebbe a fenomeni di ritorsione).
Termini per adempiere
Le nuove disposizioni sono già applicabili in via definitiva dal 15 luglio 2023 per gli enti pubblici e per le aziende del settore privato con più di n. 249 dipendenti (si veda già la nostra circolare n. 114/2023).
Per le aziende del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti a tempo indeterminato o determinato, fino a n. 249, l’obbligo di istituzione del canale di segnalazione decorre dal 17 dicembre 2023.
Quali sono le principali tappe per arrivare pronti alla data del 17 dicembre 2023
Il primo passo che le aziende sono chiamate a compiere, riguarda la selezione della piattaforma per la gestione delle segnalazioni: la scelta non è semplice perché tale piattaforma dovrà rispondere non solo alle esigenze della struttura, ma anche a criteri di conformità privacy, tutela delle informazioni, principio di riservatezza e sicurezza dello strumento.
Un secondo punto di pari rilevanza riguarda la redazione della documentazione, nonché delle procedure che dovranno supportare l’intero processo e il ciclo di vita della segnalazione.
La soluzione di Confapi Emilia e Agile Class
Confapi Emilia, con il sostegno di Agile Class, offre un servizio di Whistleblowing altamente sicuro, sviluppato da PrivacyLab, marchio di eccellenza nella compliance aziendale e nella protezione dati e basato su GlobalLeaks, la piattaforma che assicura massima riservatezza e compliance al GDPR.
Caratteristiche
- Interfaccia user-friendly
- Cifratura end-to-end
- Opzione multicanale, inclusa la telefonia
- Valutazione delle segnalazioni: Agile Class applica una metodologia a tre pilastri; pertinenza, urgenza, affidabilità per categorizzare e gestire le segnalazioni in modo tempestivo e imparziale.
Certificazioni
La soluzione è sostenuta da certificazioni ISO che garantiscono l‘aderenza ai più alti standard di sicurezza delle informazioni.
Conclusione
La partnership tra Agile Class e Confapi Emilia segna un nuovo capitolo nella promozione di pratiche aziendali etiche e trasparenti. Un’arma in più per le imprese che puntano all’eccellenza nella governance.
Leggi il Comunicato Stampa della Partnership stipulata tra Confapi Emilia e Agile Class Srl: https://www.confapiemilia.it/agile-class-e-confapi-emilia-uniscono-forze-per-portare-una-soluzione-avanzata-per-la-gestione-del-whistleblowing-alle-imprese-associate/