I PRINCIPALI DOCUMENTI DA FORNIRE AL LAVORATORE AI FINI DI UNA CORRETTA GESTIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO

Nella gestione del rapporto di lavoro subordinato, il datore di lavoro ha l’obbligo di fornire alcune notizie o informazioni utili in merito al rapporto di lavoro ed all’esercizio del suo potere direttivo e organizzativo:

• contratto di lavoro;
• codice disciplinare;
• regolamento interno.

Ma per ciascuno di questi documenti sono previste forme di consegna o di messa a disposizione diversa.

IL CONTRATTO DI LAVORO E GLI OBBLIGHI DI INFORMAZIONE E TRASPARENZA

Il D.lgs. n. 104/2022 (“Decreto Trasparenza”) ha modificato il D.lgs n. 152/1997, introducendo nuovi obblighi per i datori di lavoro da rispettare al momento della stipula di un contratto di lavoro.
All’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro, il datore di lavoro è tenuto a comunicare al lavoratore tutta una serie di informazioni obbligatorie che sono le seguenti.

a) L’indicazione dell’identità delle parti:

• nel caso di lavoratori dipendenti da un’agenzia di somministrazione di lavoro, andrà indicata anche l’identità dell’impresa utilizzatrice, non appena nota;
• nel caso di lavoratori assunti con codatorialità, andranno indicate le identità di tutti i co-datori.

b) Il luogo di lavoro. In mancanza di un luogo di lavoro fisso o predominante, il datore di lavoro dovrà comunicare che il lavoratore è occupato in luoghi diversi o è libero di determinare il proprio luogo di lavoro (come, ad esempio, nel caso dei co.co.co).

c) La sede o il domicilio del datore di lavoro.

d) L’inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore o, in alternativa, le caratteristiche o la descrizione sommaria del lavoro che si andrà a svolgere.

e) La tipologia del rapporto di lavoro precisando, in caso di contratti a tempo determinato, la durata prevista dallo stesso.

f) La data di inizio del rapporto di lavoro.

g) La data di fine del rapporto di lavoro, laddove prevista.

h) La durata del periodo di prova se previsto.

i) Il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista.

l) La durata del congedo per ferie e degli altri congedi retribuiti cui il lavoratore ha diritto o, se ciò non può essere indicato all’atto dell’informazione, le modalità di determinazione e di fruizione degli stessi.

m) Il periodo di preavviso previsto in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore.

n) L’importo iniziale della retribuzione/compenso, l’indicazione dei relativi elementi costitutivi con l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento.

o) La programmazione dell’orario di lavoro, se il contratto di lavoro prevede un’organizzazione dell’orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile (per “programmazione dell’orario di lavoro” si intende la programmazione che determina in quali giorni ed ore inizia e termina la prestazione di lavoro).

In particolare:

• dell’orario normale di lavoro;
• delle eventuali condizioni relative al lavoro straordinario ed alla sua retribuzione;
• delle eventuali condizioni per i cambiamenti di turno.

p) Se il rapporto di lavoro, caratterizzato da modalità organizzative in gran parte o interamente imprevedibili, non prevede un orario normale di lavoro programmato, il datore di lavoro informa il lavoratore circa:

• la variabilità della programmazione del lavoro, l’ammontare minimo delle ore retribuite garantite e la retribuzione per il lavoro prestato in aggiunta alle ore garantite;
• le ore e i giorni di riferimento in cui il lavoratore è tenuto a svolgere le prestazioni lavorative;
• il periodo minimo di preavviso a cui il lavoratore ha diritto prima dell’inizio della prestazione lavorativa e, ove ciò sia consentito dalla tipologia contrattuale in uso e sia stato pattuito, il termine entro cui il datore di lavoro può annullare l’incarico.

q) Il contratto collettivo, anche aziendale, applicato al rapporto di lavoro, con l’indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto.

s) Gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali ed assicurativi dovuti dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso.

Gli obblighi di comunicazione sono assolti mediante la consegna al lavoratore, all’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell’inizio dell’attività lavorativa, alternativamente:

a) del contratto individuale di lavoro redatto per iscritto;

b) della copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro di cui all’art. 9 bis del DL n. 510/1996 convertito, con modificazioni, dalla legge n. 608/1996.

La comunicazione dovrà essere fornita dal datore di lavoro al lavoratore in formato cartaceo o elettronico.

Quest’ultima possibilità può essere espletata attraverso una comunicazione effettuata con le seguenti modalità:

• invio di una e-mail all’indirizzo di posta elettronica personale del lavoratore;
• invio di una e-mail all’indirizzo di posta elettronica aziendale messo a disposizione dal datore di lavoro al lavoratore;
• messa a disposizione del lavoratore su rete intranet aziendale con accesso personale riservato da parte del lavoratore stesso (user e password).

Il datore di lavoro/committente dovrà comunque conservare prova dell’avvenuta trasmissione o della ricezione della comunicazione al lavoratore e, su richiesta di quest’ultimo, renderla accessibile in qualsiasi momento. Inoltre, il datore di lavoro dovrà infine conservare prova della trasmissione o della ricezione di tali informazioni per la durata di cinque anni dalla conclusione del rapporto di lavoro.

IL CODICE DISCIPLINARE

Il codice disciplinare rappresenta lo strumento per l’esercizio, da parte del datore di lavoro, del potere disciplinare.

Trova la sua fonte nell’art. 7 della legge n. 300/1970 (“Statuto dei Lavoratori”) ed è possibile definirlo come l’insieme di norme che disciplinano il comportamento del lavoratore sul luogo di lavoro; si tratta quindi dell’insieme di norme relative alle infrazioni, alle procedure di contestazione e relative alle sanzioni applicabili nei confronti del lavoratore.

La mancata affissione del codice disciplinare comporta di regola l’illegittimità della sanzione disciplinare irrogata al lavoratore (a meno che la condotta sanzionata non sia tale da integrare gli estremi di un reato).

Il codice disciplinare deve essere reso pubblico mediante affissione in un luogo pubblico accessibile a tutti, di comune e più frequente passaggio e, comunque, negli ambienti dove risulti maggiormente agevole una effettiva presa di coscienza da parte dei lavoratori.

Il codice deve essere leggibile, conviene quindi affiggerlo foglio per foglio. Non è invece necessario che sia tradotto in diverse lingue, nel caso della presenza, in azienda, di lavoratori stranieri.

L’affissione del codice deve essere effettuata in ogni sede, stabilimento, filiale o cantiere.

Ai fini, infine, dell’efficacia del codice disciplinare, non si considerano sufficienti:

• l’avviso in bacheca riguardo la possibilità di consultare il codice disciplinare custodito in un determinato ufficio;
• la consegna a ciascun dipendente di una copia del codice disciplinare;
• la pubblicazione del codice disciplinare nella rete informatica aziendale.

IL REGOLAMENTO INTERNO

Il regolamento interno (o policy) può essere definito come l’insieme delle regole della casa che ciascun collaboratore è tenuto a rispettare.

E’ un atto unilaterale del datore di lavoro con il quale vengono definite le regole da rispettare in azienda.

La fonte giuridica la si riscontra nell’art. 2104 del Codice Civile. Le materie e gli aspetti trattati al suo interno spaziano a 360 gradi sull’intera vita lavorativa ed aziendale.

Nel contenuto del regolamento interno, tuttavia, il datore di lavoro non potrà prevedere condizioni peggiorative rispetto a quanto disposto dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Il regolamento interno deve essere nella disponibilità dei lavoratori, ciò può avvenire mediante consegna a mani, affissione in bacheca, invio a mezzo di posta elettronica, bacheca virtuale aziendale intranet e caricamento nel portale esterno assegnato al lavoratore per la documentazione amministrativa del rapporto di lavoro.

Nel caso in cui contenga anche delle disposizioni di rilevanza disciplinare (come di solito accade), deve anch’esso, ad integrazione del codice disciplinare, essere affisso in un luogo accessibile a tutti.

Ai fini della sua validità non è necessario il consenso del lavoratore.