È stato firmato dal premier Mario Draghi il Dpcm che, avendo anche già ottenuto l’assenso da parte del Garante della Privacy, fornisce le prime indicazioni sulle verifiche da effettuare nel settore privato a partire da domani.
Con il presente contributo forniamo una sintesi delle principali procedure che i datori di lavoro dovranno mettere in atto.
Redazione di una “policy” aziendale con le modalità organizzative
Il primo e forse più importante documento da redigere è un protocollo con il quale il datore di lavoro identifica le modalità organizzative ed operative dell’effettuazione dei controlli. In particolare nel documento dovranno essere evidenziati questi aspetti:
- quali sono i soggetti interessati al controllo (non solo i dipendenti ma chiunque entra in azienda per svolgere, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa, di formazione o di volontariato);
- quali sono i soggetti, delegati dal datore di lavoro, per l’effettuazione dei controlli (tali soggetti dovranno essere formalmente nominati dietro volontaria adesione);
- quale dovrà essere il comportamento del lavoratore all’accesso dei locali aziendali (presentazione del certificato verde e, in caso di richiesta, di un documento di riconoscimento);
- le modalità di verifica del Green Pass (i controlli potranno essere fatti anche a campione si ritiene in misura non inferiore al 20% del personale in servizio in quella giornata ed assicurando che tale controllo, effettuato a campione, venga effettuato, nel tempo, in maniera omogenea con un criterio di rotazione, su tutto il personale dipendente);
- le conseguenze in caso di mancato possesso del Green Pass in corso di validità;
- il comportamento che dovranno tenere i soggetti esentati alla presentazione del Green Pass ed in possesso di un certificato medico che evidenzi l’esenzione;
- le conseguenze, anche di natura disciplinare, in caso di avvio della prestazione lavorativa, all’interno dei locali aziendali, da parte dei lavoratori che non hanno un Green Pass in corso di validità.
Nomina dei soggetti delegati all’effettuazione dei controlli
Il secondo documento preventivo all’avvio dei controlli, deve essere la lettera di nomina dei soggetti abilitati ad effettuare i controlli delle certificazioni verdi.
La nomina dovrà essere confermata dall’assenso della persona nominata, che potrà anche essere un soggetto esterno all’azienda.
Lettera inviata ai lavoratori per comunicare l’avvio dei controlli
Questo documento (che non è obbligatorio ma che sarà comunque senz’altro apprezzato dai lavoratori) è una semplice comunicazione che il datore di lavoro potrà fare ai lavoratori e che spiegherà, con parole semplici, il nuovo adempimento previsto dalla legge.
Potrà servire anche come promemoria per i lavoratori che dovranno così ricordarsi di prendere con sé il certificato (cartaceo o digitale). Alla comunicazione potrà anche essere allegata la “policy” di cui sopra.
I casi in cui è possibile chiedere preventivamente ai lavoratori l’informazione sul possesso o meno del Green Pass valido
Con l’evidente fine di facilitare il più possibile le operazioni di controllo, è intervenuto con il DL n. 139/2021 per stabilire che “in caso di richiesta da parte del datore di lavoro, derivante da specifiche esigenze organizzative volte a garantire l’efficace programmazione del lavoro, i lavoratori sono tenuti a rendere le comunicazioni sul possesso della certificazione verde con un preavviso necessario a soddisfare le predette esigenze organizzative”.
In questi casi, la richiesta preventiva di informazioni effettuata dal datore di lavoro nei confronti del lavoratore sul possesso o meno del Green Pass, potrà avere sostanzialmente una delle tre seguenti risposte da parte del lavoratore.
- Il lavoratore dichiara di avere il Green Pass: in questo caso il lavoratore verrà inserito nell’elenco dei lavoratori che dovranno essere sorteggiati per i controlli (qualora il controllo avvenga a campione).
- Il lavoratore dichiara di non essere in possesso di un Green Pass valido: in questo caso andrà inviata una lettera al lavoratore evidenziando nei suoi confronti le ripercussioni, contrattuali ed economiche, del mancato possesso del Green Pass ed invitandolo a non venire in azienda fino a quando non avrà un Green Pass valido. Inoltre il lavoratore verrà incluso nell’elenco dei soggetti privi di Green Pass, per i quali dovrà essere previsto un controllo “a tappeto”, oltre che la disabilitazione dell’eventuale badge di accesso, fino alla presentazione di un regolare Green Pass.
- Il lavoratore dichiara di possedere un certificato medico di esenzione: in questo caso dovrà scansionarlo ed inviarlo all’ufficio personale dell’azienda. Il datore di lavoro, dopo aver verificato la conformità del certificato medico a quanto prescritto dal Ministero della Salute nella circolare n. 35309 del 4 agosto 2021, escluderà il lavoratore dalla lista dei soggetti da controllare per il periodo di validità del certificato.
Lettera di allontanamento
Qualora durante i controlli (effettuati mediante l’app “Verifica C19” su device aziendale o mediante software che verrà messo a disposizione da Ministero della Salute) il soggetto incaricato del controllo dovesse appurare la mancanza di un Green Pass in corso di validità, dovrà fornire al lavoratore una lettera (o, in caso di rifiuto di ricezione della lettera, inviare subito una mail al lavoratore stesso) con la quale lo si informa che dovrà allontanarsi dai locali aziendali e che verrà considerato da quella giornata assente ingiustificato senza pagamento della retribuzione e né di qualsiasi altro compenso, comunque denominato, collegato alla prestazione lavorativa svolta).
Inoltre dovrà essere comunicato l’esito del controllo all’ufficio del personale o al consulente che elabora le buste paga per l‘azienda.
Lettera di contestazione disciplinare
Qualora il lavoratore privo di Green Pass, nonostante i controlli, riesca comunque ad accedere sul luogo di lavoro, si potrà nei suoi confronti avviare un procedimento disciplinare.
Inoltre il datore di lavoro, all’esito del procedimento disciplinare, potrà segnalare la violazione al Prefetto (si ritiene che la segnalazione debba essere effettuata al Prefetto della Provincia ove ha sede l’azienda), al fine di valutare l’applicazione della possibile sanzione nei confronti del lavoratore (sanzione amministrativa da 600 a 1.500 euro).
Nuove modalità di controllo automatizzato dei Green Pass
Per assicurare un’efficace ed efficiente controllo dei Green Pass al lavoro sia nel pubblico che nel privato, il Ministero della Salute renderà a breve disponibili ai datori di lavoro delle specifiche funzionalità in modo da far sì che i controlli quotidiani siano automatizzati.
Nelle more, l’app “Verifica C19” costituisce l’unico strumento attivo e, pertanto, in una primissima fase non sarà possibile attuare dei controlli massivi e anticipati.
Il nuovo Dpcm (che va a modificare sul punto il precedente del 17-06-2021) prevede, nell’art. 1, l’utilizzo di un pacchetto di sviluppo per applicazioni rilasciato dal Ministero della Salute con licenza open source, che potrà essere integrato nei sistemi di controllo degli accessi, inclusi quelli di rilevazione delle presenze. La nuova applicazione integra il sistema di controllo della certificazione verde già in vigore in diversi luoghi (dai ristoranti ai cinema ai musei). Superando tuttavia l’app “Verifica C19”, l’obiettivo dichiarato dal Governo è quello di rendere il controllo dei Green Pass un meccanismo automatico, in modo da evitare ritardi e code all’ingresso dei luoghi di lavoro.
Dei 4 sistemi di verifica elencati nel Dpcm, il più rapido, destinato ai datori di lavoro privati, è quello che si azionerà attraverso l’Inps. Il procedimento di controllo si impernia sulla tessera sanitaria e sulla piattaforma digitale Dgc gestita da Sogei. I delegati al controllo, potranno inserire nel portale dell’Inps, anche massivamente, i codici fiscali dei dipendenti da esaminare e sarà poi l’Inps ad inoltrare le richieste alla piattaforma Sogei. Le verifiche quindi, con questo nuovo sistema, potranno essere effettuate in anticipo, anche per una lunga lista di collaboratori, e le risposte giungeranno ancor prima dell’effettivo accesso sul luogo di lavoro.
Validità provvisoria dei documenti cartacei
E’ stato stabilito dal Governo nelle faq pubblicate che, per i soggetti in attesa del rilascio di una valida certificazione verde e che ne abbiano diritto, nelle more del rilascio o dell’eventuale aggiornamento del Green Pass, sarà possibile avvalersi dei documenti rilasciati in formato cartaceo o digitale, dalle strutture sanitarie pubbliche e private, dalle farmacie, dai laboratori di analisi, dai medici di medicina generale e dai pediatri di libera scelta.
Disposizioni del Garante della Privacy
Il Garante per la Privacy, ha approvato in via di urgenza il Dpcm del Governo (provvedimento n. 363 dell’11 ottobre 2021), formulando alcuni rilievi.
Il Garante ha in particolare precisato che l’attività di verifica del possesso delle certificazioni, non dovrà comportare la raccolta di dati dell’interessato in qualunque forma, ad eccezione di quelli strettamente necessari, in ambito lavorativo, all’applicazione delle misure derivanti dal mancato possesso della certificazione.
Il sistema utilizzato per la verifica, non dovrà inoltre conservare il QrCode delle certificazioni verdi sottoposte a verifica, né estrarre, consultare registrare o comunque trattare per altre finalità, le informazioni rilevate.
L’Area Lavoro dell’Associazione rimane a disposizione per eventuali chiarimenti che dovessero rendersi necessari e per fornire tutta la documentazione del caso necessaria per affrontare questo delicato passaggio in azienda.
Per ogni ulteriore chiarimento la Nostra Area Lavoro – Relazioni Sindacali (Call con Federico Vecchi Consulta le sue disponibilità! https://www.confapiemilia.it/agende/area-lavoro-e-relazioni-sindacali/ – Tel. 059/894811 – Mail: f.vecchi@confapiemilia.it) è a vostra disposizione.