GLI OBBLIGHI DI INFORMATIVA SINDACALE IN CASO DI UTILIZZO IN AZIENDA DI SISTEMI DECISIONALI E DI MONITORAGGIO INTEGRALMENTE AUTOMATIZZATI O DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE

L’art. 1 del D.lgs. n. 152 del 26-05-1997, così come modificato dall’art. 4 comma 8 del D.lgs. n. 104 del 27 giugno 2022 (“Decreto Trasparenza”) e successivamente modificato dall’art. 26 del DL n. 48 del 04-05-2023, prevede degli specifici obblighi informativi a carico del datore di lavoro che adotta dei sistemi decisionali e di monitoraggio di tipo automatizzato, con la finalità di ottenere “indicazioni rilevanti ai fini dell’assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o di mansioni, oppure indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori”.

Sostanzialmente, quindi, il D.lgs. n. 152 richiede che il datore di lavoro ottemperi agli specifici obblighi informativi quando la disciplina della vita del dipendente, o suoi particolari aspetti rilevanti, siano interamente rimessi all’attività decisionale di sistemi automatizzati e quando quindi l’intervento umano risulti come meramente accessorio.

Cosa si intende per “Sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati”

Essi sono quelli strumenti che, attraverso l’attività di raccolta dati e di elaborazione degli stessi effettuata tramite un algoritmo, intelligenza artificiale ecc., siano in grado di generare decisioni automatizzate.

È stato specificato che, per originari gli specifici diritti di informazione, tutti i sistemi decisionali o di monitoraggio debbano essere integralmente automatizzati (l’integrale automazione è del resto una caratteristica ricorrente nelle tecnologie basate sull’intelligenza artificiale).

Che obblighi informativi impone ai datori di lavoro l’art. 1 bis del D.lgs. n. 152/1997

Esso prevede in particolare:
• che le informazioni ai lavoratori sul sistema adottato siano integrate da ulteriori informazioni concernenti, tra l’altro,
scopi, finalità, logica, funzionamento, categorie di dati e parametri di programmazione ecc.,
• che i lavoratori, direttamente o attraverso le rappresentanze sindacali possano accedere ai dati e richiedere ulteriori informazioni;
• che i lavoratori siano informati per iscritto, con un anticipo di 24 ore, delle modifiche sulle informazioni fornite;
• che siano assolti alcuni adempimenti correlati al GDPR n. 679/2016 (Regolamento Privacy) ovvero l’adeguamento dell’informativa, l’aggiornamento del registro dei trattamenti, altri specifici obblighi.

L’obbligo della procedura ex art. 4 legge n. 300/1970 La regolamentazione introdotta nel 2022 quindi è pertanto piuttosto articolata.

L’art. 1 bis del D.lgs. n. 152/1997, dispone tuttavia esplicitamente che “resta fermo quanto disposto dall’art. 4 della legge n. 300/1970”. Il richiamo all’art. 4 comporta per il datore di lavoro l’obbligo del confronto sindacale preventivo all’adozione del sistema, finalizzato al raggiungimento di un accordo autorizzativo, ogni qual volta possa derivarne un controllo indiretto a distanza dell’attività lavorativa. Dovrà quindi a monte sempre essere verificata la sussistenza dei presupposti di liceità stabiliti dall’art. 4 della legge n. 300/1970 (l’utilizzo di tali strumenti, cioè, è possibile solo per
esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale).

Il comma 6 dell’art. 1 bis del D.lgs n. 152/1997 prevede inoltre che la comunicazione delle medesime informazioni e dei dati forniti ai lavoratori, relativamente all’adozione di tali sistemi integralmente automatizzati, “deve essere effettuata anche alle Rsa o alla Rsu e, in assenza delle predette rappresentanze, alle sedi territoriali della associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale”. Si tratta, questo, di un obbligo aggiuntivo rispetto alla procedura di confronto sindacale di cui all’art. 4 della legge n. 300/1970.

Il Regolamento europeo sull’Intelligenza artificiale (IA)

Dopo l’emanazione del D.lgs n. 152/1997 (da ultimo modificato ad opera del DL n. 48/2023) e con specifico riferimento ai sistemi di Intelligenza artificiale (AI), è intervenuto il Regolamento Ue n. 1869/2024, che ha introdotto ulteriori specifici obblighi di informazione nei confronti dei lavoratori e delle loro rappresentanze. Più precisamente:
• l’art. 4 del Regolamento prevede che i datori di lavoro adottino soluzioni per garantire, nel limite del possibile, un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA del loro personale, nonché di qualsiasi altra persona che si occupa del funzionamento e dell’utilizzo dei sistemi di IA per loro conto. Si tratta quindi di informazioni obbligatorie con finalità formative, di contenuto basico ma circostanziato, in quanto occorre valutare preliminarmente le caratteristiche soggettive dei destinatari;
• l’art. 26 prevede una serie di ulteriori adempimenti, riferiti all’applicazione di sistemi IA ad alto rischio. Si considerano ad alto rischio:
a) i sistemi di IA destinati ad essere utilizzati per l’assunzione o per la selezione di persone fisiche, in particolare per pubblicare annunci di lavoro mirati, analizzare o filtrare le candidature e valutare i candidati;
b) i sistemi di IA destinati ad essere utilizzati per adottare decisioni riguardanti le condizioni dei rapporti di lavoro, la promozione o la cessazione dei rapporti contrattuali di lavoro, per assegnare compiti sulla base del comportamento individuale o dei tratti e delle caratteristiche personali o per monitorare e valutare le prestazioni ed il comportamento delle persone nell’ambito di tali rapporti di lavoro;
• l’art. 50 prevede che debbano essere fornite dal datore di lavoro “alle persone fisiche interessate in maniera chiara e distinguibile, al più tardi al momento della prima interazione o esposizione”, specifiche informazioni concernenti il trattamento dei dati biometrici, nei casi residuali in cui tale trattamento sia lecito, nonché la circostanza che il sistema “genera o manipola immagini o contenuti audio o video che costituiscono un deep fake, per rendere noto che il contenuto è stato generato o manipolato artificialmente”. Si tratta quindi di un obbligo informativo aggiuntivo;
• l’art. 86 dispone che qualsiasi persona interessata, ossia destinataria di una decisione adottata dal datore di lavoro a seguito delle informazioni prodotte da un sistema di IA, se tale sistema è classificato come “ad alto rischio” ai sensi del Regolamento Ue, qualora “produca effetti giuridici o in modo analogo incida significativamente determinando un potenziale impatto negativo sulla sua salute, sulla sua sicurezza o sui suoi diritti fondamentali”, può pretendere spiegazioni chiare e significative sul ruolo del sistema di IA nella procedura decisionale e sui principali elementi della decisione adottata. Si tratta di un ulteriore obbligo informativo aggiuntivo. Il rischio deriva dalla circostanza che, durante tutto il processo di assunzione, nonché ai fini della valutazione e della promozione delle persone o del proseguimento dei rapporti contrattuali di lavoro, tali sistemi possano perpetuare modelli storici di discriminazione, ad esempio nei confronti delle donne, di talune fasce di età, delle persone con disabilità o delle persone aventi determinate origini razziali o etniche o un determinato orientamento sessuale.

IA e diritti di informazione delle rappresentanze dei lavoratori

Tra i vari obblighi a carico del datore di lavoro presenti nell’attuale regolamentazione europea del ricorso ai sistemi automatizzati basati sull’IA, rientra quindi anche quello dell’informativa sindacale.

Le disposizioni che espressamente richiamano tale necessità, sono sostanzialmente riconducibili al solo disposto dell’art. 26, comma 7 del Regolamento Ue, ai sensi del quale “prima di mettere in servizio o di utilizzare un sistema IA ad alto rischio sul luogo di lavoro, i datori di lavoro informano i rappresentanti dei lavoratori ed i lavoratori interessati che saranno soggetti all’uso del sistema di IA ad alto rischio” (si consiglia di procedere alla comunicazione con ragionevole anticipo rispetto all’attivazione del sistema, in modo da consentire ai destinatari di poter effettuare i necessari approfondimenti e le necessarie valutazioni).

L’obbligo è piuttosto circoscritto, in quanto non sono contemplati né l’accordo, né la discussione, né l’esame congiunto, ma una comunicazione unilaterale di contenuto meramente informativo.

Per quanto riguarda quindi l’ordinamento nazionale, riepilogando quanto già sopra espresso, rilevano quindi innanzitutto:
• il disposto dell’art. 4 della legge n. 300/1970 che obbliga a stipulare con la Rsa o con la Rsu un accordo collettivo per l’installazione di strumenti dai quali possa derivare il controllo a distanza dei lavoratori, dovendosi altrimenti chiedere una specifica autorizzazione all’Ispettorato Territoriale del Lavoro;
• l’art. 1 bis del D.lgs n. 152/1997 che prevede, al comma 6, che le informazioni relative all’adozione dei già citati “sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati” siano fornite anche alle Rsa o alla Rsu e, in assenza, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.

Inoltre, il sistema generale di informazione delle rappresentanze dei lavoratori vigente nell’ordinamento nazionale è composto anche da specifiche procedure riportate nei vari Ccnl (nelle parti di solito riferite alle relazioni sindacali).

Si consideri poi che, anche in assenza nei vari Ccnl, di disposizioni riferibili ai sistemi automatizzati, occorre comunque considerare la vigente previsione generale contenuta nell’art. 4 comma 3 del D.lgs n. 25 del 06-02-2007, ai sensi del quale i diritti di informazione e consultazione sindacale devono riguardare anche “le decisioni dell’impresa che siano suscettibili di comportare rilevanti cambiamenti dell’organizzazione del lavoro, dei contratti di lavoro”.

Apparato sanzionatorio previsto

L’art. 99 comma 4 del Regolamento Ue prevede, per le violazioni degli obblighi del datore di lavoro previste dall’art. 26 (tra le quali rientra l’informativa sindacale), “sanzioni amministrative pecuniarie fino a 15.000 euro o, se l’autore della violazione è un’impresa, fino al 3% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente”.